Halina Ganińska
Biblioteka Główna Politechniki Poznańskiej
Nowe rozwiązania w zarządzaniu biblioteką naukową w kontekście informacji elektronicznej - ogólna refleksja.
Biblioteki naukowe w Polsce w minionym dziesięcioleciu przebyły drogę rewolucyjną: od początków komputeryzacji, z zastosowaniem rozwiązań rodzimych i stopniowym rozprzestrzenianiem się programu CDS/ISIS do zintegrowanych systemów bibliotecznych i informacji elektronicznej. Ten ogromny wysiłek, z samozaparciem i benedyktyńską pracą podjęli bibliotekarze, kształceni wcześniej do zgoła innej, manualnej technologii w działalności informacyjnej biblioteki1). Sami przebyli drogę samokształcenia i dostosowywania się do zmieniających się gwałtownie warunków technologicznych, które wykreowały pojęcia "dokumentu elektronicznego" , "biblioteki elektronicznej" , "biblioteki wirtualnej" i "biblioteki cyfrowej" , a przede wszystkim "elektronicznego dostępu do informacji" o zbiorach biblioteki macierzystej, ale i bibliotek innych: w kraju, w Europie i na całym świecie2). Środowisko bibliotek naukowych liczy bardzo na młode pokolenie bibliotekarskie. Zaistnienie i otwarcie się na Internet, szczególnie World Wide Web, otworzyło możliwość i zaostrzyło apetyty bibliotekarzy - szczególnie tych zajmujących się serwisami elektronicznymi - na organizowanie przy współdziałaniu centrów informatycznych i fundacji bibliotek naukowych w Polsce coraz szerszego konsorcyjnego dostępu do bardzo wielu informacyjnych serwisów elektronicznych.
Wszystkie te procesy powodują reorientację w zarządzaniu biblioteką, przechodząc od modelu tradycyjnego do modelu informacyjnego3).
Reorientacja w zarządzaniu polega przede wszystkim na nowej organizacji prac, zmianie technologii informacyjnej, sposobu komunikacji międzyludzkiej i zmianach funkcjonalno-przestrzennych (stopniowym, ale bardzo szybkim i zdecydowanym wprowadzaniu zmian struktur organizacyjnych)4).
- Mamy tu na myśli:
- odchodzenie od struktury liniowej, akcentującej hierarchiczne powiązania jednostek organizacyjnych, które sprzyjają autorytarnemu stylowi kierowania oraz izolacji pionów organizacyjnych i niedostatkowi komunikacji poziomej, na rzecz struktury funkcjonalnej, opartej o pogłębioną specjalizację zawodową menedżerów i podział funkcji zarządzania, z tendencją do spłaszczania tej struktury;
- stopniowe przygotowanie się i wprowadzanie struktury macierzowej, w której jedna linia podporządkowania przebiega we względnie trwałej strukturze funkcjonalnej, a druga w strukturze zadaniowej. Struktura zadaniowa wykazuje większą zmienność i jest bardzo przydatna do nowych przedsięwzięć, które cechują się swoją dynamiką i rozwojem. W zespołach zadaniowych możliwa jest współpraca specjalistów umiejscowionych w strukturze funkcjonalnej. Ułatwia to koordynację i synchronizację nowych działań oraz zwiększa: komunikację poziomą, motywację i możliwość zdobywania nowych umiejętności przez pracowników i przede wszystkim myślenia twórcze; także uelastycznia i decentralizuje strukturę organizacyjną;
- ewentualne przygotowanie podstaw do struktury hybrydowej, stanowiącej połączenia różnych rozwiązań w zakresie typów struktur organizacyjnych, na tyle, na ile zapewni ona optymalnie zarządzanie nowoczesną biblioteką, oparte na zachowaniu zasady zdrowego realizmu5).
Reorientacja w zarządzaniu to także zmieniające się z roku na rok proporcje w podziale budżetu biblioteki. Dotyczy to przede wszystkim rosnących wydatków na źródła elektroniczne (bazy danych na CD-ROM, bazy i serwisy sieciowe, produkty multimedialne), ale i rosnących procentów wydatków na prenumeratę czasopism w formie papierowej, mimo spadku liczby prenumerowanych tytułów i mimo poszerzającego się rynku czasopism elektronicznych, jak również wzrostu cen książek - szybszy niż ogólny indeks cen.
Sprawa ta wymaga ze strony bibliotek poważnej analizy, jako że proporcje całkowitych okresów wydatków przeznaczonych na biblioteki w szkolnictwie wyższym spadły w ostatnim dziesięcioleciu. Biblioteki intensywnie pracują nad zwiększeniem efektywności, mimo że wydatki na zasoby biblioteczne spadają w tak ostrym tempie. W efekcie biblioteki mogą tego procesu nie wytrzymać - tym bardziej, że w wspomnianym okresie notujemy rosnącą liczbę studentów i wzrost aktywności badawczej.
Wynikiem tego jest coraz to bardziej widoczna rozbieżność między tym, co może biblioteka akademicka zapewnić, a potrzebami czytelników 6).
Reorientacja w zarządzaniu to również modernizowanie i zmiana architektury przestrzennej biblioteki istniejącej względnie budowanie nowego budynku biblioteki zdolnego udźwignąć szybko zachodzące procesy zmian, szczególnie w zakresie obiegu źródeł i informacji oraz dostępu do szeroko pojętej informacji. Istnieje bowiem bardzo wyraźna i pilna konieczność zwiększania powierzchni dla czytelników, zarówno ze względu na rosnącą ich liczbę, jak i na poziom usług informacyjnych i bibliotecznych. Chodzi zatem o poszerzanie wolnego dostępu do źródeł (księgozbiory wolnodostępne), możliwość całodziennego studiowania i pracy ze źródłami drukowanymi w bibliotece, stanowiska komputerowe do pracy ze źródłami elektronicznymi i dostępem do katalogów elektronicznych oraz do sieci komputerowych rozległych, o możliwość prowadzenia zajęć dydaktycznych i seminaryjnych (dla studentów, doktorantów i bibliotekarzy), jak również zaplecze (księgarnia, kawiarnia/restauracja, obiekty techniczne) 7).
Na szczęście w ostatnich latach obserwujemy - miejmy nadzieję - początek odrodzenia budownictwa bibliotek naukowych w szkolnictwie wyższym, np.: nowy gmach Biblioteki Jagiellońskiej, nowy budynek Biblioteki Uniwersytetu Warszawskiego, dobudowa Biblioteki Politechniki Warszawskiej i ostatnie wydarzenie: konkurs na koncepcję urbanistyczno-architektoniczną budynku Biblioteki Politechniki Poznańskiej.
Te trzy podstawowe obszary zmian w zarządzaniu są naszym zdaniem nieodzowne dla kształtowania modelu informacyjnego biblioteki opartego na wyszukiwaniu i dostępie do informacji, zdolnego wspierać proces nauczania i kształcenia oraz badania naukowe.
Przypisy:
1) Szerzej na temat działalności informacyjnej por. Ganińska H., Wokół działalności informacyjnej w naukowej bibliotece techniczne. [W]: Zadania biblioteki wyższej uczelni technicznej wczoraj, dziś i jutro: Warszawa, 7-8 listopada 1995r. Materiały konferencyjne. Warszawa 1995. s. 52-59.
2) Electronic future of academic libraries [Elektroniczna przyszłość bibliotek naukowych]. Kraków 1997, p.213. Jagiellonian University. Scholarly Fascile. MCCVI. Studia in Librarianship and Information Science: vol 3 (5) 1997; Świat biblioteki elektronicznej w klasycznej bibliotece naukowej: możliwości rozwoju, uwarunkowania i ograniczenia.: Materiały konferencyjne. Poznań, 19-20 marca 1998. Poznań 1998, s.270.
3) Ganińska H., Changes in the library management - a vision and experiences; [In:] 20th IATUL Conference "The future of libraries in human communication". Technical University of Crete, Library, 17-21 May 1999. Poster sesion.
4) Zarządzanie biblioteką: najnowsze kierunki w bibliotekoznawstwie brytyjskim: wybór tekstów. Warszawa 1998.
5) Hamrol A., Mantura W., Zarządzanie jakością: teoria i praktyka. Warszawa 1998, s.58-98.
6) Cogswell J.A., The organisation of collection management functions in academic research libraries. "Journal of Academic Librarianship" 1987, no 13 (5), s.269; Heseltine R., Zmiany w pejzażu edukacyjnym: tworzenie autostrady informacyjnej. [W:] Rola i funkcje nowoczesnej biblioteki akademickiej: materiały z konferencji zorganizowanej z okazji 50-lecia UMK, 27-29 września 1995. Toruń 1995, s. 93-102; [też wydane w języku angielskim]; Heseltime R., Changing the educational landscape: making way for the information superhighwa. [In:] The role and functions of a modern academic library: Proceedings of the Conference organized on 50th Anniversary of the Nicholas Copernicus University, Toruń 27-29 September 1995. Toruń 1997, p.93-101.
7) The open library: financial and human aspects: documentation of the new library buildings in Europe. Warszawa 1999.
